Apakah manfaat dari laporan? Bagaimana kaitan antara laporan dengan pegawai administrasi ? Penyusunan laporan untuk pimpinan merupakan bagian dari tugas pegawai administrasi, baik yang bersifat rutin maupun instruksional (perintah atasan). Hal ini dilakukan karena pada hakikatnya tugas mereka adalah meringankan beban pimpinan, dan karena beban tugas pimpinan begitu banyak dan harus diselesaikan maka pegawai harus menyusun laporan untuk pimpinan. Oleh karena itu, penting bagi pegawai administrasi untuk mengetahui dan memahami hal-hal yang berkaitan dengan laporan.
Laporan merupakan bentuk komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis atau lisan mengenai sesuatu hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya. Uraian berikut akan lebih ditekankan pada pembahasan hal-hal yang berkaitan dengan laporan tertulis. Laporan inilah yang secara resmi dijadikan sebagai sumber informasi, alat pertanggungjawaban, dan alat pengambilan keputusan dalam kehidupan organisasi.Jenis-jenis Laporan
Jenis laporan dapat ditentukan berdasarkan sifat dan kandungan laporan itu sendiri. Laporan terbagi menjadi dua, yaitu Laporan Lisan dan Laporan Tertulis.
Contoh laporan lisan :
- Laporan Berita
- Laporan Langsung
- Laporan Tahunan
- Laporan Khas
- Laporan Prestasi
- Laporan Sulit
- Laporan Kajian
- Laporan Penilaian
- Laporan Aktiviti
1. Laporan berbentuk formulir atau matriks, yaitu laporan yang tinggal mengisi pada blangko yang disediakan.
2. Laporan berbentuk memorandum atau nota, yaitu laporan yang diuraikan secara singkat. Laporan ini dibuat dalam rangka proses hubungan kerja antara atasan dan bawahan atau antar-unsur-unsur dalam suatu instansi.
3. Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang diuraikan lebih panjang dari memorandum sebagaimana uraian dalam bentuk surat biasa. Jenis laporan ini dapat dipergunakan untuk bermacam-macam topik.
4. Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan yang panjang, biasanya disusun seperti makalah. Materi laporan dibagi menjadi beberapa topik dan subtopik.
5. Laporan berbentuk buku, yaitu laporan yang disusun dalam bentuk buku.
C. Tahap-tahap Dasar Pembuatan Laporan
Tahap-tahap yang harus dilakukan dalam pembuatan laporan, yaitu :
1.Tahap Persiapan
Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti hal apa yang akan dilaporkan ? Mengapa hal itu harus dilaporkan ? Kapan laporan akan disampaiakan ? Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data pendukung ? Dengan terjawabnya beberapa pertanyaan ini, maka akan dapat dirumuskan secara jelas latar belakang dan masalah laporan, tujuan laporan, target waktu laporan, data yang relevanuntuk disajikan, dan sumber-sumber data.
2. Pengumpulan dan Penyajian Data
Setelah itu, langkah berikutnya adalah merencanakan pengumpulan dan penyajian data. Dalam proses pengumpulan harus selalu mengacu pada permasalahan dan tujuan yang telah ditetapkan. Data yang diperoleh dari berbagai sumber, baik sumber primer maupun sumber sekunder. Setelah dikumpulkan, kemudian data itu dikelompokkan, data mana yang menjadi bahan utama dan data pendukung atau penunjang.
3. Sistematika Laporan
Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama laporan atau lazim disebut sistematika laporan, kemudian sub-sub bagian laporan yang nantinya akan dijabarkan lebih lanjut dalam kalimat-kalimat.
4. Penulisan Laporan
Pada tahap penulisan laporan harus mengacu pada sistematika yang telah ditetapkan sehingga laporan tersebut dapat tersaji secara runtut, mudah dipahami, dan enak dibaca.
D. Penyusunan Laporan
Isi laporan hendaknya lengkap yaitu menjawab semua pertanyaan dibawah ini :
1. Apa ( What ? )
2. Mengapa ( Why ? )
3. Siapa ( Who ? )
4. Dimana ( Where ? )
5. Kapan ( When ? )
6. Bagaimana ( How ? )
Kerangka penyusunan laporan
Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dengan mudah dapat memahami isi laporan, seperti berikut :
I. PENDAHULUAN
Pada pendahuluan disebutkan tentang
1. Mengapa diselenggarakan kegiatan
2. Dasar hukum kegiatan
3. Apa maksud dan tujuan kegiatan diadakan
4. Ruang lingkup isi laoran
II. ISI LAPORAN
Pada bagian isi, dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan misalnya :
1. Jenis kegiatan ( lomba tingkat, pelantikan, musyawarah, dsb )
2. Tempat dan waktu pelaksanaan kegiatan
3. Petugas pelaksana kegiatan
4. Persiapan dan rencana kegiatan
5. Peserta kegiatan
6. Pelaksanaan kegiatan ( menurut bidangnya, waktu pelaksanaannya, urutan fakta-faktanya )
7. Sarana dan alat kegiatan
8. Kesulitan dan hambatan yang dihadapi
9. Hasil yang dicapai
10. Kesimpulan dan saran penyempurnaan di kegiatan yang akan datang.
III. PENUTUP
Pada bagian ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang membantu kegiatan dan permintaan maaf atas kekurangan yang terjadi
IV. LAMPIRAN
Pada lampiran dapat juga dilampirkan :
1. Photo-photo kegiatan
2. Tanda bukti, kwitansi dsb
3. Surat – surat keterangan, surat jalan, dsb.
sumber:
- http://www.scribd.com/doc/7366483/Contoh-Format-Laporan
- http://paknewulan.wordpress.com/2009/07/24/tata-cara-penyusunan-laporan
